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Les erreurs à ne pas commettre pour votre application événementielle

Jun 7, 2019 10:33:39 AM / by Guillaume Moineville & Emma Real

Organiser un événement, c’est gérer beaucoup de facteurs différents en même temps: les participants, les différents prestataires, les speakers… Mais aussi pouvoir suivre en temps réel le retour sur investissement! En choisissant de dynamiser et digitaliser son événement grâce à une application, il ne faut cependant pas bâcler certains points essentiels uniquement par manque de temps.

 

1. Ne pas inciter les gens à l’utiliser avant l’événement


photo blog 1Alors oui! Investir dans une application pour le jour de son événement est un bon point, un très bon même, encore faut-il que vous exploitiez son potentiel au maximum. Pour calculer votre retour sur investissement, et savoir si l’application fût un succès, vous allez vous pencher sur plusieurs KPI, mais lesquels? Probablement le pourcentage de personnes ayant téléchargé l’application, mais aussi le taux de connexion pendant l’événement… Seulement, vous ne pouvez pas dire que l’application n’a pas marché si vous n’avez pas tout fait pour!


Certains diront que les applications mobiles sont seulement tendances chez les plus jeunes, mais que beaucoup n’adhèrent pas et ne téléchargeront pas l’application pour un événement. Ils se trompent! En 2018, le taux d’adhésion et d’utilisation d’internet sur un mobile est de 65% de 45 à 60 ans, alors qu’il était à 22% en 2010 (études statista). Pour une grande majorité, avoir toutes les informations nécessaires juste dans leur poche est un vrai plus! Impossible alors de ne pas faire de ravages avec votre application événementielle dans ce cas.


Nos conseils pour vous:

Pour maximiser le ROI de votre application, il faut avant toute chose faire une promotion de celle-ci avant l’événement. En effet, dans votre mailing pour les inscriptions, il faut que vous abordiez l’application, où les participants pourront retrouver toutes les informations nécessaires telles que leurs planning ou encore la liste des autres participants. On peut aussi tout à fait imaginer de ne divulguer certaines informations comme le QR Code pour rentrer seulement sur cette application, et pour ceux qui ne peuvent pas, leur demander d’envoyer un mail pour le préciser dans ce cas.


2. Ne pas leur envoyer de notification push pendant l'événement

 

bell-1096280_1280Une application événementielle, c’est avant tout une opportunité pour les participants d’être au plus proche de l’événement: cela peut être le jour J mais également avant pour consulter la foire aux questions où ils peuvent se renseigner sans effort sur tous les éléments qui les concernent par exemple. De plus, l’application mobile est un réel moyen d’entretenir une communauté créée et de cultiver les liens créés sur le moment. Ainsi, il est tout à fait possible d’envoyer des news aux participants après l’événement et de leur partager l’album photo.


Cependant, pendant l’événement, la meilleure façon de faire ressentir la valeur ajoutée au participant, c’est de lui envoyer des notifications en temps réel. Plus besoin de regarder son planning tout le temps, un simple regard sur son téléphone et la salle où se tient la prochaine conférence est indiquée! De même, évitez les questions comme “Dans combien de temps a-t-on rendez vous dans le Hall A ?”, en programmant les notifications à l’avance, ils recevront une alerte au moment de votre choix avant le rendez-vous!


Nos conseils pour vous:

Avec ces alertes, vos participants adopteront un tout autre regard vis à vis de votre événement! Fini le temps où l’on utilise de la tech rien que pour faire de la tech, digitaliser son événement, c’est pour apporter un réel plus aux participants. Pensez donc à envoyer régulièrement des notifications, que ce soit avant pour les prévenir et après pour qu’ils puissent donner un feedback.

 


3. Rendre son application attrayante et bien expliquer son fonctionnement!

photo blog 2Le simple fait d’avoir une application ne la rend pas forcément utile, il faut la construire avec son événement afin de véhiculer à vos participants une vision cohérente de votre projet. Tous les événements disposent d’un thème plus ou moins formel. Une application mobile doit en être imprégnée, au même titre que vos décors et vos ateliers. Pour cela, l’organisateur doit implémenter la charte graphique de son événement dans l’application et mettre les bonnes fonctionnalités à disposition de ses participants.


En effet, il ne faut pas surcharger une application d’onglets inutiles ou surfaits. Par exemple, rien ne sert de faire badger vos collaborateurs à l’entrée d’une journée de réunion de 15 participants, ils n’auront pas besoin de plan non plus. Par contre, partager des fichiers, suivre un programme, interagir et prendre des notes en réunion peut amener une réelle valeur ajoutée lors de ce genre d’événements!


Si votre événement nécessite une grosse application, n’hésitez pas à proposer quelques pages de “tutoriel” à vos participants lors de leur première connexion! Vous pouvez également diffuser un petit guide d’utilisation lors de votre campagne de communication. Au cours de l’événement, des rappels pourront aussi être diffusés aux moments clés de l’événement pour rappeler aux participants d’utiliser votre application (Partagez votre meilleure photo, n’oubliez pas de voter, etc…). Néanmoins pas d’inquiétude, à l’air du digital, les applications événementielles sont très intuitives et “user-friendly”!

 

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