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Besoin de digitaliser votre événement? Ces signes qui ne trompent pas

Jun 27, 2019 3:19:51 PM / by Guillaume Moineville & Emma Real

L’événementiel aussi est en plein virage numérique! Découvrez les contretemps que les organisateurs pourraient éviter en digitalisant leurs événements.

 

1. Votre nombre de participants baisse progressivement?edwin-andrade-5CpS8deLsDY-unsplash

 

Si vous répétez un format d’événement similaire, il se peut que vous sentiez l’engagement et la participation de vos invités diminuer avec le temps… Vous avez tenté de booster vos méthodes de communication ou d’en changer le contenu mais rien n’y fait…

 

La plupart du temps, c’est que vos participants ne se sentent plus concernés lors des événements, ils ne souhaitent donc plus s’engager et n’y assistent plus, ou y vont à reculons. Il faut donc veiller à inclure chaque participant dans les différentes activités, les faire participer.

 

Heureusement, dans l’événementiel aussi le numérique a donné une voix à chacun! Personne n’est passé à côté, les outils digitaux utilisables dans l’événementiel se sont multipliés dans toutes les typologies d’événements. Du nuage de mot au quizz, en passant par la retransmission live; aucun projet n’échappe à la démocratisation du numérique, et tout le monde y gagne! 

 

D’une part, l’organisateur retrouve des participants engagés et de plus en plus nombreux à ses événements. D’autre part le participant est remotivé par la dimension innovante de votre projet et se sent valorisé lors des activités interactives.

 

2. Vous éprouvez des difficultés à calculer votre retour sur investissement?

 

Une des problématiques majeures des organisateurs est le calcul de son retour sur investissement (ROI). Alors qu’il n’est pas difficile d’avoir un visuel sur le coût global de son événement, Il est difficile d’estimer les bénéfices générés par ce dernier. En effet, beaucoup d’événements génèrent des bénéfices indirects difficiles à estimer par leurs organisateurs. 

 

3170Choisir le numérique, c’est garder une trace de tout. A travers les interactions et les comportements de vos utilisateurs mais aussi à travers les demandes de retours explicites qui peuvent leurs être envoyées.

 

Ces données peuvent alors être structurées et vous permettre d’estimer au mieux la valeur ajoutée par votre événement. Mais il n’est pas forcément évident de structurer ses données! Elles peuvent provenir de plusieurs outils différents et vous être restituées de manière disparate et deviennent alors un cauchemar à traiter. 

 

La meilleure option est donc de réduire le nombre d’outils utilisés lors de son événement en essayant de se faire accompagner par les solutions les plus complètes possible afin de limiter ses sources de données et donc de recevoir des bases homogènes.

 

3. Vous avez de plus en plus de mal à gérer les imprévus?

 

En faisant partie du monde de l’événementiel, vous ne pouvez pas passer à côté de tous les imprévus. Changement du nombre de participants à la dernière minute, besoin de combler un trou de 30 minutes entre deux interventions… et la liste est longue. Bien que gérer les imprévus soit une routine dans l’événementiel, il devient de plus en plus compliqué de trouver des solutions rapidement et de les déployer tout aussi vite. En général d’ailleurs, le vrai problème concerne le déploiement de ces outils. 

 

Les technologies de nos jours usent bien trop souvent de codes agglutinés. Si vous recherchez, en vous digitalisant, à devenir beaucoup plus souples et agiles, utiliser ce type de solutions ne sera pas pratique. En effet, au lieu d’ajouter des modules séparément - comme avec la solution AppCraft Events - où chaque module a été codé indépendamment l’un de l’autre, le code devra être cassé pour ajouter ce dont vous avez besoin, ce qui prend forcément beaucoup de temps en plus.

 

Vous ne savez plus si vous devez préparer à l’avance tous les scénarios possibles pour anticiper chaque imprévu imaginable et risquer de perdre votre temps ou d’attendre que cela vous tombe dessus pour essayer de trouver une solution, accumulant stress et fatigue? Ceci est un bon signe qui vous indique que digitaliser votre événement ne ferait que alléger vos soucis. Il faut néanmoins prendre en compte, comme mentionné précédemment, de bien évaluer chaque offre pour voir laquelle correspond le plus à vos besoins.

 

4. Vos listings sont devenus ingérables?

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Pour vous, événement rime avec éternellement ? En plus de devoir gérer tous les listings, vous devez après revoir toutes les modifications et les mettre à jour dans vos fichiers? Un travail qui n’en finit plus et que vous aimeriez bien pouvoir déléguer. Et pourquoi pas le déléguer à un assistant? Un assistant digital bien sûr! 

 

En perdant du temps avec toutes ces tâches à faible valeur ajoutée, vous ne pouvez plus exprimer correctement votre créativité et faire vivre votre événement comme vous auriez voulu? C’est un symptôme qui touche bon nombre d’organisateurs d'événements, qui doivent donc dans certains cas faire l’impasse sur le parcours du participant. Or, dès la réception des avis des participants, vous vous rendez compte des failles qui se sont produites, si ce n’est avant. 

 

Pourquoi continuer à perdre du temps sur ces tâches alors qu’en les déléguant à une plateforme digitale, vous verrez une différence significative dans les événements que vous pouvez proposer? Fini de passer vos soirées à faire des relectures de documents, avec la digitalisation, plus une erreur ne sera commise! 

 

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