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Comment engager vos participants avant l'événement ?

Sep 5, 2019 5:00:00 PM / by Alya Zannad & Guillaume Moineville

Le taux de retour de vos invitations est trop faible ? L’incertitude sur votre nombre final de participants vous fait surestimer les besoins logistiques de votre événement? Comment faire pour engager vos invités avant même que votre événement ait eu lieu? AppCraft vous propose 3 solutions ayant déjà fait leurs preuves pour résoudre ces problématiques ! 

 

1. Créer une vitrine pour votre événement 

 

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Créez un univers visuel dédié à votre événement à travers un site web dédié à votre événement et offrez une expérience unique à vos participants. Un beau design, une description de l’événement ainsi que des images et des vidéos contribueront à une plus grande participation de vos invités.


Vos participants y trouveront toutes les informations relatives à votre événement : déroulé, date, horaires, dress code, transport… Tout est là pour permettre à vos invités de se projeter! Votre site web sera alors un point de repère marquant pour l’ensemble de vos invités.


Vous pourrez également permettre à vos participants de s’inscrire directement en ligne, simplifiant ainsi le processus d’inscription, autant pour vous que pour vos invités. Vous aurez alors des listings automatisés et complet se modifiant automatiquement en temps réel, de quoi gagner beaucoup de temps d’organisation pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée pour votre événement! 

 

2. L’innovation, jusque dans vos invitations !

 

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Avoir un site web c’est bien, mais ça ne suffit pas! Il faut encore le faire connaître auprès de ses participants… Mais comment?

L’envoi d’une traditionnelle invitation reste la meilleure manière de faire connaître son évènement. Aujourd’hui, l’envoi par mail à remplacé la plupart des invitations papier, le numérique ouvre alors la porte à de nombreuses possibilités qui sont encore aujourd’hui trop peu exploitées par les organisateurs d’événements!

La principale valeur ajoutée des invitations par mail est l’automatisation de la personnalisation de ses invitations. En utilisant son fichier d’invités, l’organisateur peut désormais envoyer un mail contenant le prénom de l’invité, mais aussi des informations qui lui sont propres tel que son numéro de vol, de table, de chambre ou l’heure d’une réunion ou d’un atelier auquel il participera.

En atteignant un niveau suffisant de personnalisation, les invitations gagneront alors en humain, elles engageront vos invités à vous répondre plus souvent et plus rapidement. En améliorant votre taux de retour, vous pourrez alors adapter votre logistique et réduire vos coûts en amont de l’événement.

 

3. Le teasing digital: votre nouvelle arme de communication
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La personnalisation des mails d’invitation et de relance est loin d’être votre seul outil!

Les prestations digitales événementielle mettent à votre disposition de nombreux outils de communication innovants, destinés à améliorer l’expérience de vos participants, et ce, même avant l’événement.

Par exemple, l’application mobile de votre événement peut être déployée plusieurs mois à l’avance. Vous pouvez alors annoncer par mail à vos invités qu’un intervenant ou qu’un atelier mystère sera dévoilé sur votre application à un jour donné, cela incitera vos invités à télécharger l’application, et donc à rejoindre la future communauté de votre événement, il ne reste plus qu'à l’entretenir jusqu'au jour J, et après...

 

Topics: Conseils

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